Som virksomhed og samlet afsender er det vigtigt at have en ensartet og konsekvent måde at kommunikere på, uanset om det er i den overordnede kommunikation eller i de enkelte tekster. Om det er ind i huset eller ud af huset. Dette kaldes "tone of voice". Og arbejdet med tone of voice handler i bund og grund om at skabe en klar og genkendelig stemme for virksomheden. I dette blogindlæg vil jeg gå dybere ind i, hvad tone of voice betyder, og hvordan du kan implementere det effektivt.
Men hvad er Tone of Voice egentligt?
Tone of voice refererer til den måde, en virksomhed kommunikerer på, herunder den sproglige stil, selve tonen, valg af ord og sætningsstruktur. Det er vigtigt at have en overordnet og let-at-følge tone of voice, fordi det er med til at opbygge et stærkt brand og skaber en følelse af genkendelighed og troværdighed for din virksomhed. For ja, brand handler altså om andre ting end farver, logo og designmanualer - sproget bærer brandet. Det betyder også, at dine kunder og målgruppe vil følge sig sikre, fordi der er en ensartethed i den måde, din virksomhed kommunikerer på.
Så … Hvordan ser tone of voice ud i praksis?
Lad os tage et fiktivt eksempel på en virksomhed, der gerne vil have en tone of voice-politik, der er konservativ og professionel.
Det kunne i første omgang se sådan ud:
Vi formulerer os klart og præcist og bruger ikke slang eller uformelle vendinger.
Vi undgår humor eller sjov, men holder os til kernen i budskabet
Vi anvender formelle og høflige ord og vendinger
Vi kommunikerer på en pålidelig og autoritativ måde for at opbygge troværdighed og tillid
Et andet eksempel kunne være en fiktiv virksomhed, der gerne vil have en tone of voice-politik, der er humoristisk og kæk.
Det kunne i første omgang se sådan ud:
Vi bruger slang, memes og humoristiske vendinger
Vi kommunikerer afslappet og uformelt
Vi undgår alt for formelle eller stive udtalelser, der er kedelige eller uinteressante for vores målgruppe
Endelig kunne det sådan ud for en fiktiv virksomhed med en tone of voice-politik, der er empatisk og medfølende:
Vi bruger bløde og indlevende udsagnsord og vendinger
Vi kommunikerer på en måde, der viser støtte og forståelse for dem, der har brug for hjælp.
Vi sender engagerende og følelsesmæssigt involverende indhold ud
Vi undgår hårde eller kritiske udtalelser, da det skaber afstand
Bare rolig, de skal nok blive mere konkrete og lettere at følge. Men for nu kan det være en god start som arbejdsmateriale.
Og hvordan tager man fat på implementeringen af Tone of Voice?
At implementere tone of voice kan være en udfordring, indrømmet. Det kan virke som en meget uhåndterlig størrelse, men ikke desto mindre er det vigtigt at have en klar strategi på plads for, hvordan du i din virksomhed vil implementere din tone of voice.
Her er tre eksempler på, hvordan du kan implementere din tone of voice politik, så du skaber en mere sammenhængende måde at kommunikere på i din virksomhed. Og ja, det er her, du skal sikre dig, at alle kender til poltikken og bliver godt klædt på til også at kunne kommunikere under samme sproglige paraply, som din Tone of Voice- politik netop er.
#1: "Vær venlig og imødekommende"
Dette betyder, at din virksomhed skal have en positiv og indbydende tone i alle tekster. Det kan omfatte at undgå negative ord og udtryk og i stedet fokusere på de positive aspekter af din virksomhed og dens produkter. Det kan også omfatte at bruge personlige pronominer, såsom "vi" og "du", for at skabe en mere personlig følelse i din kommunikation.
#2: "Vær professionel og tillidsvækkende"
Denne politik betyder, at din virksomhed skal have en seriøs og tillidsvækkende tone i alle tekster. Det kan omfatte at bruge faglige termer og fagudtryk, så læserne ved, at du er ekspert på dit område. Det kan også omfatte at undgå slang og forkortelser og i stedet bruge korrekt grammatik og stavning.
#3: "Vær kreativ og nysgerrig"
Denne politik betyder, at din virksomhed skal have en nysgerrig og kreativ tone i alle tekster. Det kan omfatte at bruge humor og satire for at engagere læserne og skabe en følelse af samhørighed. Det kan også omfatte at bruge billeder og grafik til at forstærke budskabet og skabe en visuel identitet.
Når du har identificeret dine tone of voice regler eller anvisninger, er det vigtigt at sikre, at de bliver fulgt i alle dine tekster. Dette kan gøres ved at oprette retningslinjer og træne dit team i at kommunikere i overensstemmelse hermed. Du kan også få feedback fra dine kunder og følgere for at måle effektiviteten af din tone of voice og foretage justeringer, hvis det er nødvendigt.
Brug for mere inspiration til, hvordan du skriver stærkt og indbydende? Læs blogindlægget om "Initiativrige tekster" her.
Men hvad hvis der er ord, vendinger eller måder at kommunikere på, som jeg eller min chef gerne vil have luget ud? Skal det også stå i vores Tone of Voice politik? Det korte svar er ja. Det lange svar er ... tillad mig at præsentere en særlig størrelse ...
... Enter: Voldemort-listen
Nu kan det risikere at blive lidt internt og noget, kun mine egne kunder forstår. Men jeg vover pelsen, for jeg ved, at lige præcis denne ... altså Voldemort-listen ... er noget, alle kan huske og alle forstår, når de først har stiftet bekendtskab med.
I al sin enkelhed er Voldemort-listen noget, jeg i over 10 år har brugt som en art dosmerseddel for ord, vendninger og begreber, vi aldrig nævner ved navn. Lige som en helt særlig herre. 😱.
Voldemort-listen er med andre ord en pendant eller et ekstra redskab til din Tone of Voice-politik og kan indeholde alle de ord, vendinger eller tilgange til branchen, sproget eller jargonen, som du eller I aldrig vil røre. End ikke med en ildtang. Som om I hidkaldte jer de mørke kræfter, hvis ordene blev brugt i din virksomhed.
Med andre ord, så er er Voldemort-listen alt det, du ikke vil sige eller måder, du ikke vil formulere dig, mens din Tone of Voice politik definerer det sprog, de ord og den kommunikationsstil, du gerne vil ramme. Overvejer du på et tidspunkt at arbejde sammen med en tekstforfatter, er begge dele - både en Tone of Voice og en Voldemort-liste - en tvingende nødvendigt for at ramme bulls eye med ordene. Du skal dog nok være lidt forsigtig med at spørge til en eventuel Voldemort-liste derude. Det er en Bureau by Storm-ting. 🤠
Det handler om at skabe en klar og genkendelig stemme, der afspejler din virksomheds værdier og mål.
Tone of voice er en afgørende faktor for enhver virksomhed, der ønsker at kommunikere effektivt og skabe et stærkt brand. Det handler om at skabe en klar og genkendelig stemme, der afspejler din virksomheds værdier og mål. Ved at implementere klare tone of voice politikker og træne dit team i at kommunikere effektivt og konsekvent, kan du opbygge et stærkt og troværdigt brand, der vil skille sig ud fra mængden.
Har du brug for hjælp til at udarbejde og implementere en stærk, genkendelig og unik Tone of Voice?
Så vil vi gerne invitere dig til en uformel og 100% uforpligtende snak om et eventuelt samarbejde. Kontakt os her, så finder vi et tidspunkt, hvor vi kan tale sammen, og vi kan fortælle dig om, hvordan vi normalt løser opgaven, og du kan få svar på alle dine spørgsmål. Udfyld formularen på denne side, så hører du fra os.